Der beste Zeitpunkt für die Automatisierung der KMU-Administration Der Januar bietet Unternehmen jedes Jahr die Chance zu einem Neuanfang. Neue Prioritäten, neue Ziele, neue Möglichkeiten. Das Besondere in diesem Jahr: 2022 ist das Jahr, in dem KMU ihre Büro-Administration tatsächlich weitgehend automatisieren könnten.

Der Januar bietet Unternehmen jedes Jahr die Chance zu einem Neuanfang. Neue Prioritäten, neue Ziele, neue Möglichkeiten. Das Besondere in diesem Jahr: 2022 ist das Jahr, in dem KMU ihre Büro-Administration tatsächlich weitgehend automatisieren könnten.

Für die meisten Unternehmen hat das neue Jahr noch gar nicht richtig begonnen. Auf Briefen, Rechnungen und in E-Mails steht zwar überall 2022. Bis Ende Monat geht es jedoch vielerorts noch immer um den Abschluss des vergangenen Geschäftsjahres. Aufwendige Prozesse, Korrekturen, Bereinigungen. Es ist die Zeit des «Wie mühsam ist das denn? Gibt es nichts Einfacheres? Das ist das letzte Mal, das ich …»

Doch dann werden die Firmen vom Alltag eingeholt und die guten Vorsätze, Alternativen zu prüfen, die das Büro einfacher machen würden, beiseitegelegt. Schliesslich ist man dann schon mitten im neuen Geschäftsjahr und ein Systemwechsel würde erhebliche Zusatzarbeit bedeuten. Deshalb gibt es keinen besseren Zeitpunkt, um mit der kompletten Digitalisierung der Administration zu beginnen, als unmittelbar nachdem der letztjährige Jahresabschluss vorliegt.

Umsteigen auf «KLARA Business RELAX»

Das IT-Unternehmen KLARA hat just Anfang Jahr die beliebte Unternehmenssoftware «KLARA Business BASIC» mit dem Sorglos-Paket «KLARA Business RELAX» ergänzt, welches die Bedürfnisse eines KMU optimal abdeckt. Dank hohem Automatisierungsgrad und künstlicher Intelligenz wird die Administration des Büros jetzt noch einfacher – und entspannter, egal ob für Buchhaltung, Lohnabrechnung, Auftrags- oder Kundenverwaltung. Während Einsteiger in die digitale Administration vor allem das kostenlose Kernangebot «KLARA Business BASIC» nutzen, wählen etablierte Unternehmen zunehmend kostenpflichtige Zusatzoptionen. Um es einfach und günstig zu gestalten, hat KLARA nun die wichtigsten Funktionen in einem Bundle zusammengeschnürt. Das neue, attraktive Abo-Modell wird ab 19 Franken pro Monat angeboten.

Um den Nutzern bereits den Einstieg möglichst einfach zu machen, bietet KLARA den Business-RELAX-Kunden ein persönliches Onboarding mit einem fest zugeteilten Berater, also keine anonyme Einführung. Sollten bei der Nutzung dennoch Fragen auftreten, kann der RELAX Fast Track Support kontaktiert werden, der exklusiv für die Business-RELAX-Kunden verfügbar ist und diese daher prioritär behandelt. Und das Beste: Um die Vorzüge von «KLARA Business RELAX» eins zu eins zu erleben, können KMU die Software einen Monat lang kostenlos testen.

«KLARA Business RELAX» ergänzt den kostenlosen Kern mit einer ganzen Reihe an Zusatzfunktionen und besticht durch intuitives Handling, hohem Automatisierungsrad und einer äusserst benutzerfreundlichen Oberfläche. Neu bietet das Abo unter anderem einen automatischen Bankabgleich in Echtzeit, einen Kreditkartenabgleich und – und das ist eine kleine Revolution – ein automatisiertes Spesenmanagement-Modul optional erweiterbar mit  Prepaid-Kreditkarten.

Spesenmanagement war nie einfacher

Die aufwendigen und mühsamen Prozesse, die mit der Abgabe einer Firmenkreditkarte an die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bisher verbunden waren, gehören damit der Vergangenheit an. Die Prepaid-Kreditkarten werden bei Bedarf von Swiss Bankers umgehend herausgegeben. Ein Unternehmen kann auch vorsorglich mehrere Karten bestellen und erst später festlegen, ab wann sie eingesetzt und wer die Karteninhaber werden sollen. Bei einem Mitarbeiterwechsel muss eine Karte nicht vernichtet, sondern kann einfach der neu angestellten Person übergeben werden. Das Unternehmen muss dazu nur im System die Karte einer neuen Mitarbeiterin oder einem neuen Mitarbeiter zuweisen.

Das Spesenmanagement wird aber nicht nur weniger aufwendig, sondern auch übersichtlicher und flexibler. Unternehmen haben eine ständige Saldo-Übersicht über alle Prepaidkarten und damit die volle Kontrolle. Ist beispielsweise das verfügbare Guthaben auf der Karte eines Chauffeurs, der gerade tanken sollte, knapp, kann über KLARA in Echtzeit mit wenigen Klicks Geld von einer Karte auf eine andere übertragen werden.

Die grössten Vorteile von KLARAS Spesenmanagement-Modul dürften sich derweil in der Buchhaltung eines Unternehmens zeigen. Während ein Buchhalter für Abgleich und Verbuchung von 40, 50 Transaktionen bisher schnell mal eine Stunde Arbeit aufwenden musste, wird dieser Arbeitsschritt mit dem Spesenmodul von KLARA weitgehend automatisiert. Zudem hilft die starke Vernetzung der verschiedenen Dienstleistungen, dass Belege weniger oft verloren gehen. Unmittelbar nach der Benutzung der Swiss Bankers Prepaidkarte, erhält die zahlende Person eine Push-Mitteilung, in der sie aufgefordert wird, den Beleg der soeben erfolgten Zahlung mit der myKLARA App einzuscannen und das Bild ins System zu laden. Sobald der Beleg im System ist, wird der von KLARA mit der Transaktion verbunden und beim nächsten Login automatisch verbucht.

Für KLARA-CEO Renato Stalder ist die Partnerschaft mit Swiss Bankers ein Vorzeigebeispiel für die Funktionsweise von KLARAS digitalem Ecosystem: «Wir überlegen uns stets, wo wir den Kunden im Büro-Alltag das Leben erleichtern, nervenaufreibende Aufwände reduzieren können und suchen uns dann die entsprechenden Partner, um die Probleme zu lösen.»

Langfristig verfolgt KLARA die Vision, jeden Kunden in seinem Büro-Alltag abzuholen und ihn im auf seine Bedürfnisse zugeschnittenen Ecosystem zu unterstützen. Mit «KLARA Business RELAX» spricht KLARA nicht zuletzt Unternehmen an, die sich primär um ihr Kerngeschäft kümmern wollen, im entspannten Wissen, dass sich ihr digitaler Assistent KLARA einfach und gesetzeskonform um den Rest kümmert.