Der Bundesordner kann dann mal weg Mit dem eArchiv stellt KLARA ein revisionssicheres digitales Archivmodul für KMU bereit. Damit sollen die Papierberge im Keller der Unternehmen der Vergangenheit angehören.

Mit dem eArchiv stellt KLARA ein revisionssicheres digitales Archivmodul für KMU bereit. Damit sollen die Papierberge im Keller der Unternehmen der Vergangenheit angehören.

Viele Schweizer KMU haben ihre Arbeitsprozesse weitgehend digitalisiert. Doch obwohl Bestellungen, Zahlungen und Korrespondenz schon lange ohne Papier funktionieren, blieb das Archiv eine Achillesferse. Denn die Geschäftsbücherverordung (GeBüV) schreibt vor, dass alle relevanten Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Auch die Kundinnen und Kunden von KLARA, der Schweizer Business-Software, mussten deshalb Papierbelege aufbewahren. Doch damit ist Schluss: Mit dem KLARA eArchiv steht ein revisionssicheres digitales Archivmodul bereit. Alle Geschäftsbelege werden elektronisch und fälschungssicher abgelegt. Die KMU können sich damit von ihren Bundesordnern verabschieden.

Weg vom Papier

Renato Stalder, CEO von KLARA, sagt dazu: «Der alte Zopf mit dem Archiv hat uns schon lange gestört. Sogar wer seine Prozesse vorbildlich digitalisiert hatte, war gezwungen, immer noch Papier im Keller zu horten.» Als erste KMU-Business-Software ermöglicht KLARA nun durchgängig digitales Arbeiten. Von der Offertstellung über die Verbuchung bis zur Archivierung läuft der ganze Workflow in einer sicheren Cloud. Das erleichtere den Kundinnen und Kunden ihre Arbeit, meint Stalder – ganz nach dem Motto «Wir machen dein Büro einfach».

Die Suche nach einem bestimmten Beleg im Papierarchiv kann viel Zeit verschlingen. Dank der vollständigen Indizierung aller Dokumente und einfachen Suchfunktionen werden die benötigten Dokumente im KLARA eArchiv schnell gefunden. Besonders interessant ist auch der zeit- und ortsunabhängige Zugriff: Nicht nur das Unternehmen, sondern auch externe Partner wie ein Treuhänder erhalten, wenn gewünscht, unkomplizierten und sicheren Zugriff auf die Daten. Und dank der lückenlosen Archivierung kann selbst die von vielen Firmen gefürchtete Steuer- oder AHV-Revision einfacher und schneller erledigt werden. Nicht zuletzt gehe es um Mietkosten, sagt Renato Stalder: «Viele Unternehmen setzen zunehmend auf Homeoffice und verkleinern ihre Büroflächen. Nun können sie auch den Lagerraum für die alten Akten einsparen, das rechnet sich.»

Zeit genau erfassen

Mit der Online Zeiterfassung für KMU, KLARA Time, können die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden mit der Software erfasst werden und fliessen automatisch in die Lohnbuchhaltung. «Wenn wir schon die Papierberge, die Ordner und die Excel-Listen abschaffen, wollen wir auch die Stempeluhr loswerden. Statt eine teure externe Lösung nur für die Zeiterfassung kaufen zu müssen, können unsere Kundinnen und Kunden die Zeiterfassung bequem in ihr Softwarepaket integrieren», kommentiert Stalder.

Fünf Jahre nach dem Start von KLARA zeichnet sich damit ab, wie eine durchgängig digitale KMU-Administration aussehen kann. Die Software sei nicht Selbstzweck, betont Stalder: «Seit Jahr und Tag verspricht die Politik, die Schweizer KMU von mühseligen Tätigkeiten zu entlasten. Unser Eindruck ist leider, dass es hier nicht vorwärtsgeht. Umso mehr Freude haben wir daran, dass KLARA zu einem administrativen Rückgrat wird. Denn Unternehmerinnen und Unternehmer sind Machertypen. Sie wollen ihre Zeit nicht mit Verwaltungsaufgaben vertrödeln – sie wollen arbeiten und erfolgreich sein.»