Bereit für individuelle Lösungen Pensionskassen verschicken jedes Jahr einige Zehn- bis Hunderttausend Briefe. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, braucht es eine kluge Software. Die ASSEPRO Vorsorge AG setzt für diesen Zweck auf ePost.
Pensionskassen verschicken jedes Jahr einige Zehn- bis Hunderttausend Briefe. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, braucht es eine kluge Software. Die ASSEPRO Vorsorge AG setzt für diesen Zweck auf ePost.
Ungefähr drei Millionen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erhalten jedes Jahr Post von ihrer Pensionskasse. Dazu gehören der jährliche Vorsorgeausweis und weitere Korrespondenz. Hinter diesem Papierkrieg steckt ein beträchtlicher Aufwand. «Das Drucken, Verpacken und Versenden dieser vielen Dokumente ist sehr aufwendig. In der grössten von uns betreuten Pensionskasse gibt es jährlich mehrere Tausend Mutationen, und für jede wird ein Dokument verschickt», sagt Philippe Zehnder. Er ist Teamleiter Services bei der ASSEPRO Vorsorge AG Chur.
Versand nach Mass
Als externer Dienstleister übernimmt die ASSEPRO Vorsorge AG die komplette Verwaltung sowie die Geschäftsführung von Pensionskassen. Das Unternehmen mit den drei Standorten Zürich, Cortaillod und Chur betreut insgesamt 50 firmeneigene Pensionskassen sowie zwei mittelgrosse Sammelstiftungen. Die oberste Instanz einer Pensionskasse ist immer der Stiftungsrat. In diesem Gremium wird auch entschieden, ob die Destinatäre (Versicherte und Rentner) mit physischer oder digitaler Post beliefert werden. Derzeit hänge man zum Teil noch stark am Papier, zum Teil suche man jedoch nach Lösungen, um digitaler zu werden, sagt Roland Cathomas. Er ist Leiter Vorsorge Chur bei der ASSEPRO Vorsorge AG in Chur. «Die Wünsche sind sehr unterschiedlich», berichtet Cathomas, «wir möchten als Dienstleister unseren Kunden jedoch schon heute alle Möglichkeiten für einen effizienten Versand anbieten. Zukünftig wird ein papierloser, digitaler Versand im Fokus stehen.»
Das Unternehmen nutzt bereits seit einigen Jahren die Dienstleistungen der ePost und betreut seine Kunden mit der Branchensoftware der Swisspension AG. Letztes Jahr entwickelte diese eine neue Schnittstelle für ePost (siehe «Bäume schonen und Zeit sparen»). «Mit ePost wie auch Swisspension arbeiten wir schon länger erfolgreich zusammen. Deshalb entschieden wir uns, die Chance zu packen. Dank der neuen Schnittstelle können wir nun alle 12’000 Destinatäre, die wir hier betreuen, via ePost mit Dokumenten beliefern», berichtet Roland Cathomas. Die Dokumente für die Versicherten werden wie bisher digital aufbereitet und danach zentral gedruckt, couvertiert und versendet. Handelt es sich also lediglich um einen Druckservice mit neuem Branding? «Nein, wir gehen viel weiter», sagt Jean-Daniel Andrey, Head of Customer Engagement ePost bei KLARA. Das Herzstück der neuen App sei gewissermassen eine automatische Weiche. «Wir erkennen automatisch, ob die Empfängerin der Sendung bereits die ePost-App nutzt. Wenn das der Fall ist, werden ihr die Dokumente digital zugestellt. Hat sie die App noch nicht installiert, drucken wir die Dokumente aus und stellen sie ihr auf dem Postweg zu.»
Erfolgreiche Premiere
Für den Versender, also die Assepro Vorsorge AG respektive die einzelne Pensionskasse, biete dieser Weg den maximalen Komfort, sagt Andrey: «Man kann sich darauf verlassen, dass alle Empfängerinnen und Empfänger stets auf ihrem bevorzugten Kanal beliefert werden.» Die Verarbeitung der Dokumente via ePost erfolgte erstmals im Januar 2024. Laut Philippe Zehnder funktionierte die Umstellung gut: «Wenn man die Schnittstelle wechselt, sind ein paar Kinderkrankheiten normal. Diese konnten wir aber rasch überwinden und auch einige Änderungswünsche einbringen. Nun sind wir zufrieden und planen bereits den Rollout für unseren Standort Zürich.»
Obwohl digitale Dokumente immer häufiger und selbstverständlicher werden, gibt es nach wie vor unterschiedliche Vorlieben. «Gerade Pensionierte hängen am Papier. Sie möchten ihre Unterlagen nach wie vor in physischer Form, und diesen Wunsch respektieren die Pensionskassen natürlich», sagt Philippe Zehnder. Falls jemand aber die ePost-App installiere, erhalte er das Dokument automatisch digital – eine komfortable Lösung. Roland Cathomas ergänzt: «Wir möchten als Dienstleister auch in der Digitalisierung weitergehen. Aber nicht auf eigene Faust, sondern zusammen mit unseren Kunden, Schritt für Schritt.»
