Rechnungsversand neu gedacht: Effizient, schnell und zuverlässig Die Heineken Switzerland AG hat ihren Rechnungsdruck und -versand an ePost ausgelagert. Die Mitarbeitenden der Debitorenbuchhaltung gewinnen damit mehr Zeit für Kundenanliegen. Und dank der automatischen Adresspflege gelangen die Rechnungen viel schneller in den richtigen Briefkasten.

Die Heineken Switzerland AG hat ihren Rechnungsdruck und -versand an ePost ausgelagert. Die Mitarbeitenden der Debitorenbuchhaltung gewinnen damit mehr Zeit für Kundenanliegen. Und dank der automatischen Adresspflege gelangen die Rechnungen viel schneller in den richtigen Briefkasten.

Neben den Büros der Heineken Switzerland AG befindet sich ein grosser Lagerraum. Briefpapier und Umschläge türmen sich auf Paletten, auf einem Tisch steht eine alte Couvertiermaschine. «Sie wird bald abgeholt, denn wir benötigen sie zum Glück nicht mehr», sagt Maria de Lurdes da Costa Santos. Als Debitorenbuchhalterin kümmert sie sich um den Rechnungsversand. Dieser umfasst jeden Monat einige tausend Fakturen. Denn die Tochtergesellschaft Stardrinks AG beliefert viele Schweizer Gastronomiebetriebe mit einem Sortiment von über 5000 verschiedenen Getränken. Zu den Bestsellern gehören neben Heineken selbst auch die Biermarken Eichhof, Calanda oder Ittinger.

Drucker adé: Wie Heineken Zeit und Ressourcen spart

Bis Frühling 2023 wurden alle Rechnungen intern gedruckt und verpackt. Doch die Verpackungsmaschine erlitt immer wieder Störungen, die von einem Techniker behoben werden mussten. »Das hat unseren monatlichen Rechnungsversand jeweils deutlich in die Länge gezogen», sagt Maria de Lurdes da Costa Santos. Oft habe der Druck-, Verpackungs- und Versandprozess eine oder gar zwei Personen einen ganzen Tag lang absorbiert. Deshalb prüfte die Heineken Switzerland AG die Auslagerung des Druck- und Verpackungsprozesses. Ein interessanter Partner war schnell gefunden. Denn ePost ist auf genau dieses Outsourcing spezialisiert.

«Wir bieten unseren Kundinnen und Kunden einen vollständig automatisierten Prozess an», sagt Silvestre Michoud, Senior Solutions Designer bei ePost. Zuerst werden die Rechnungen als PDF übermittelt. Danach prüft die Software von ePost, welchen Kanal die Empfänger bevorzugen. Je nachdem wird die Rechnung sogleich als PDF via E-Mail verschickt oder aber ausgedruckt und mit der physischen Post versandt. «Viele Gastrobetriebe wollen die Rechnungen nach wie vor auf Papier erhalten, damit sie eine bessere Kontrolle haben. Das Schöne ist, dass ePost diesen Wunsch automatisch erkennt. Wir können uns darauf verlassen, dass alle Empfängerinnen und Empfänger nach ihren Wünschen beliefert werden – ob digital oder auf Papier», sagt Maria de Lurdes da Costa Santos

Automatisierung bringt Tempo und Zuverlässigkeit

Die einfacheren Abläufe passen ideal zur Strategie von Heineken. Denn das Unternehmen möchte die am besten vernetzte Brauerei werden. Dank der Lösung von ePost kann nun die Digitalisierung im Unternehmen weiter vorangetrieben werden. So etwa bei der Adresspflege. «Falsch adressierte Papierrechnungen führten früher zu grossem Zeitverlust und aufwendigen Nachforschungen», berichtet Maria de Lurdes da Costa Santos. Die ePost-Software hingegen erkennt und meldet unvollständige oder unbekannte Anschriften noch vor dem Versand: «Das ist super für uns. Jetzt sind unsere Adressdaten immer auf dem neusten Stand».

Der einwandfreie Ablauf verdankt sich ausführlichen Tests. «ePost hat sehr viele Dinge abgeklärt und optimiert. Erst, als alles tiptop klappte, kam das GoLive. Deshalb sind wir heute rundum zufrieden mit dem ganzen Prozess», sagt Maria de Lurdes da Costa Santos. Die eingesparte Zeit könne man nutzen, um sich Kundenanliegen zu widmen: «Wir haben jetzt viel mehr Zeit, um Korrekturwünschen oder dem Bankabgleich nachzugehen. Auch das Mahnwesen ist einfacher geworden, weil wir dafür mehr Zeit einsetzen können.» Unter dem Strich könne sie die Dienstleistung von ePost sehr empfehlen, meint Maria de Lurdes da Costa Santos: «Man spart Zeit, benötigt viel weniger Platz für das Couverts- und Papierlager und kann sich vor allem auf den ganzen Prozess verlassen. Und falls es mal Probleme gibt, ist der Support von ePost schnell und freundlich. Unsere Arbeit ist damit viel angenehmer geworden. Wir müssen nicht mehr zittern, ob die Couvertiermaschine nun funktioniert oder nicht.»

Autor: Michael Staub