Was ist ECM und wofür brauchen Sie es? Haben Sie schon von ECM gehört? Enterprise Content Management beinhaltet Hard- und Software-Komponenten, Methoden und Prozesse als auch die unternehmerischen Strategien, die zur Speicherung und Verwaltung von Informationen genutzt werden. Gerade für die langfristige Speicherung von Daten kann dies für Ihr KMU von zentraler Bedeutung sein.

Haben Sie schon von ECM gehört? Enterprise Content Management beinhaltet Hard- und Software-Komponenten, Methoden und Prozesse als auch die unternehmerischen Strategien, die zur Speicherung und Verwaltung von Informationen genutzt werden. Gerade für die langfristige Speicherung von Daten kann dies für Ihr KMU von zentraler Bedeutung sein.

ECM unterstützt KMUs beim Verwalten von Dokumenten und ist der ideale Begleiter bei der digitalen Transformation von physisch geführten Geschäftsprozesse. Dabei beschränkt sich ECM nicht ausschliesslich auf Dokumente oder gescanntes Papier, sondern nimmt sich jeglicher unternehmensrelevanten Informationen an. Unter relevant verstehen wir sämtliches Material, welches im Zuge der Geschäftstätigkeit in eine Unternehmung hineingelangt oder von der Organisation via Business Applikationen wie Office-Anwendungen, ERP, CRM oder eben spezifische Fachanwendungen erzeugt wird.

Achtung bei der Wahl des ECM-Systems

ECM wird heute oft als Synonym für ein bestimmtes Produkt verstanden. Anbieter werben am Markt mit vermeintlich «revisionssicheren» ECM-Systemen. Dabei wird oft behauptet, man könne mit dem Einsatz einer Software jeglichen rechtlichen Anforderungen begegnen. Unbeachtet bleiben dabei jedoch strategische, organisatorische und administrative Aufgaben, welche es bezüglich Rechtskonformität zu beachten gilt.

Bei ECM-Systemen handelt es sich um eine Zusammensetzung aus verschiedenen Komponenten. Die Bestimmung einer firmenweiten Information Governance-Strategie, die Selektion der richtigen Tools sowie die korrekte Anwendung der Methoden während der Umsetzung sind entscheidend für den Erfolg eines ECM-Projekts.

Was Sie innerhalb ihres KMUs beachten müssen

Ihr ECM-Projekt ist gleichermassen individuell anzusehen wie Ihre Unternehmung. Das Geheimnis eines erfolgreichen Projekts liegt in der strukturierten Erarbeitung Ihres Vorhabens und dem frühestmöglichen Miteinbeziehen Ihrer Mitarbeiter. Nur so kann Änderungswünschen mit Flexibilität nachgekommen werden und nur so können diese direkt im laufenden Projekt umgesetzt werden.

ECM-Anbieter wie Graphax unterstützen Sie, ob Kleinstbetrieb oder mit umfassendem Corporate-ECM-Vorhaben, von der Erhebung Ihres tatsächlichen Informationsbedarfs bis zur Implementation.