Was ist DMS und wofür brauchen Sie es? Beim DMS kommt es für die Anwender nicht darauf an, wo genau Mitarbeiter ihre Daten abgelegt haben. Sämtliche Dokumente werden aufgrund dessen gefunden, was sie beinhalten und worum es sich handelt. Die Frage, wo es dereinst abgelegt und gespeichert worden war, ist dabei zu vernachlässigen.
Beim DMS kommt es für die Anwender nicht darauf an, wo genau Mitarbeiter ihre Daten abgelegt haben. Sämtliche Dokumente werden aufgrund dessen gefunden, was sie beinhalten und worum es sich handelt. Die Frage, wo es dereinst abgelegt und gespeichert worden war, ist dabei zu vernachlässigen.
Kürzlich haben wir über die wichtigsten Bestandteile und Anwendungsmöglichkeiten von ECM berichtet. Nun gehen wir einen Schritt weiter und stellen Ihnen DMS – die Verwaltung elektronischer Dokumentsammlungen, vor.
Von Daten zum DMS
Das Erstellen von Aktendossiers für Mandanten, Mitarbeiter, Kunden oder Patienten übernimmt DMS automatisiert und es ist kein manuelles Eingreifen für die klassische Ordnererstellung mehr notwendig. Dieser Vorgang wird durch das Anreichern der Dokumente mit Zusatzinformationen, sogenannten Metadaten, gesteuert.
Solche bestehen in Unternehmungen bereits in Form von Stammdaten der führenden Business Applikationen (ERP, CRM, Fachapplikationen). Somit können diese mit niedrigem Aufwand verbunden und fortlaufend abgeglichen werden. Ein DMS managt ausserdem das Vergeben von Benutzer- und Zugriffsrechten. Diese können zum Beispiel basierend auf der Zugehörigkeit zu den jeweiligen Abteilungen oder aber mit Hilfe der Information des Inhalts eines Dokuments automatisiert vergeben werden. Dadurch ist es nicht mehr möglich, dass ein Mitarbeiter versehentlich Dateneinsicht in vertrauliche Unterlagen erhält.
Die digitale Abbildung von Geschäftsprozessen kann mit DMS ebenfalls vereinfacht über eine grafische Oberfläche vorgenommen werden. Eigene Workflows können so speditiv umgesetzt und eingesetzt werden. Selbst der Einbezug der ICT reduziert sich hier auf ein absolutes Minimum.
So führen Sie DMS in Ihrem Betrieb ein
Ob sich im DMS gesicherte Daten auf dem hauseigenen Server, in einem geschützten Schweizer Rechenzentrum oder aber im Ausland befinden sollen, kann dank der hybriden Möglichkeiten der Implementierung mit grosser Flexibilität definiert werden. Auch der Dokumentzugriff und die Informationen erfolgt entweder über die auf dem PC installierte Desktop-Applikation, den Webbrowser oder aber unterwegs über die App.
Der Weg in die digitale Welt kann durchaus, muss aber keineswegs, in grossen Schritten erfolgen. Es ist empfehlenswert, einen Prozess nach dem anderen anzugehen und so ein DMS schrittweise einzuführen. Das wiederum reduziert das Geschäftsrisiko, reduziert den Ressourcenbedarf und erhöht bei den Anwendern und Administratoren nicht zuletzt auch die Begeisterung. Erkundigen Sie sich bei einem DMS-Anbieter nach den Implementierungsmöglichkeiten und beginnen Sie damit, ihre Datensicherung zu professionalisieren.
