Resilienz durch digitale Kommunikation Die Corona-Krise hat, wenigstens temporär, tausende von Menschen ins Home Office befördert. Die Frage ist, was nach der Pandemie passiert? Kehren Unternehmen zu den alten Modellen mit ausschliesslich physischer Präsenz zurück? Oder sehen sie ein, dass digitale Kommunikationsprozesse sie resilienter machen gegen zukünftige Krisen und sie ihr Geschäftsmodell stärken?
Die Corona-Krise hat, wenigstens temporär, tausende von Menschen ins Home Office befördert. Die Frage ist, was nach der Pandemie passiert? Kehren Unternehmen zu den alten Modellen mit ausschliesslich physischer Präsenz zurück? Oder sehen sie ein, dass digitale Kommunikationsprozesse sie resilienter machen gegen zukünftige Krisen und sie ihr Geschäftsmodell stärken?
«Alternativlos» bedeutet in der Politik häufig das Gegenteil, doch im Zuge der Corona-Krise blieb keine andere Wahl: Selbst die skeptischsten Unternehmen haben Mitarbeitende ins Home Office geschickt und die IT in Rekordzeit auf digitale Kommunikation umgestellt. Dieser Druck und IT-Lösungen, die von vielen Herstellern sogar gratis angeboten wurden, haben die rasche digitale Umstellung möglich gemacht. Es sind gerade die grossen Technologiefirmen wie Cisco, die seit den 90er Jahren selbst erproben, wie man in verteilten Unternehmensstrukturen arbeitet und wie die Produktivität durch digitale Prozesse beeinflusst wird.
Quer durch alle Medien ist Home Office das Leitthema der Krisenwochen. Verständlich, als Fokus jedoch etwas irreführend. Es geht nicht um den Arbeitsort, sondern um die Neuordnung der Kommunikationswege im Unternehmen. Der Wegfall einer physischen Klammer um Teams, Abteilungen und Firmenstrukturen ist zum Teil eine technische Herausforderung, verbunden mit der Absicherung des erweiterten Firmenperimeters ins Home Office hinein. Es ist aber auch eine Frage der organisationellen und kommunikativen Prozesse.
Vor COVID-19 haben viele Unternehmen nur zaghaft oder gar nicht aufs verteilte Arbeiten gesetzt. Studien und auch die Erfahrung des Autors zeigen: Meist werden dabei nicht technische Argumente ins Feld geführt, sondern Fragen der Kontrolle, eines erforderlichen neuen Mindsets für das Management und Sorgen wegen der Work-Life-Balance, wenn man auch am Abend oder am Wochenende arbeitet.
Technische und organisationelle Kommunikation sind miteinander verbunden. In vielen Unternehmen war jahrzehntelang die Telefonanlage das Herzstück der internen und externen Kommunikation, seit den 90er Jahren ergänzt durch die E-Mail, die dem Telefon eine neue Rolle zugewiesen hat: Menschen greifen seit damals nur noch zum Hörer, wenn ein unmittelbarer Austausch nötig ist. In den letzten zehn bis fünfzehn Jahren kam dann Videokommunikation dazu, wichtig sowohl im privaten Umfeld, als auch im Geschäftsbereich.
Heute durchzieht Kommunikation jeden Bereich einer Organisation, mal nüchterner, mal sozialer, mal strategischer. Aus technischer Sicht geht es darum, die Kommunikationsgewohnheiten und -abläufe im Unternehmen ins Digitale abzubilden. Somit braucht ein Unternehmen vor der Implementierung der Technologie ein grundsätzliches Verständnis der eigenen Bedürfnisse, die Erfassung aller Kommunikationswege und der entsprechenden Werkzeuge sowie eine Evaluation der besten und sichersten Lösung – Kommunikation über den ursprünglichen Firmenperimeter hinaus eröffnet ja Cyberkriminellen neue Angriffsflächen, die geschützt werden müssen.
Sicherheit: Netzwerke müssen auf künftige Bedrohungen ausgerichtet werden
Widerstandsfähigkeit bedingt ein grosses Sicherheitsbewusstsein. Wie in anderen IT-Bereichen müssen die Sinne der Mitarbeitenden für Attacken aus dem Cyberraum geschärft, die Netzwerke auf künftige neue Bedrohungen ausgerichtet werden – immer mehr Geschäftsinhalte werden in virtuellen Meetingräumen ausgebreitet und damit auch in Home Offices.
Für eine Videokonferenz bedarf es auch einiger Sicherheitsvorkehrungen, die das Geschäft schützen und die Teams voranbringen. Die Mindestanforderungen hier sind der Schutz durch ein Single Sign-On (SSO) der Organisation und durch Multifaktor-Authentifizierung, also einer zweiten Sicherheitsschicht etwa mit dem Smartphone. Zusätzlich gilt es, den Anbieter einer Lösung in Sachen Datenschutz und Sicherheit in die Pflicht zu nehmen: Konferenzen müssen verschlüsselt sein und es sollen auch keine Benutzerdaten an Dritte weitergegeben werden. Es braucht somit eine sorgfältige Auswahl und Due Dilligence des Anbieters einer Collaboration-Software – immerhin vertraut man ihr interne Kommunikation an, die grundsätzlich geheim sein sollte.
Webex: 14 Milliarden Meeting-Minuten im ersten Lockdown-Monat
Cisco Webex – mit über 14 Milliarden Meeting-Minuten alleine im ersten Lockdown-Monat März – bietet echte End-to-End-Verschlüsselung, Compliance, Transparenz und Kontrolle. Nichts geschieht im Verborgenen. Die Sicherheitsprinzipien basieren auf der nachprüfbaren Tatsache, dass Webex von Grund auf mit einem Fokus auf Privacy entwickelt wird. Die Entwicklung folgt dem Cisco Secure Development Lifecycle (SDLC) und wird regelmässig von einer unabhängigen Organisation überprüft und umfassend getestet.
Widerstandsfähigkeit bedeutet mehr als nur technische Sicherheit. Diese ist zwar die Grundlage für die Sicherung von Geschäftsmodellen in Krisenzeiten. Unternehmen, die ihre Kommunikationsprozesse besser verteilen und von physischen Orten loslösen, schaffen neue hybride Strukturen, die Erschütterungen besser auffangen und die Mitarbeitenden in Zeiten weiter sinkender Budgets agiler und kundenzentrierter arbeiten lassen, aber auch smarter: Neue technologische Entwicklungen der digitalen Collaboration wie Künstliche Intelligenz, Machine Learning und Augmented Reality erlauben es, sich auf Inhalte statt althergebrachte Sitzungsrituale zu fokussieren. Das stärkt die Innovationskraft im Unternehmen. Mitarbeitende werden befähigt, sich über physische und Netzwerkgrenzen hinweg zu agilen und innovativen Teams zusammenzuschliessen.
Ziele statt Präsenz stehen im Mittelpunkt. Das macht die Führung anspruchsvoller, eröffnet Unternehmen neue Chancen. Darum sollte die Umstellung auf verteilte Arbeit nicht bloss als technische Aufgabe gesehen werden; unabdingbar ist das Commitment der Führung. Zwar hat der abrupte Strategiewechsel in vielen Unternehmen das Bewusstsein geschärft, dass verteiltes Arbeiten durchaus möglich ist. Dennoch werden sich Firmenstrukturen deswegen nicht auflösen. Die digitale Collaboration stiftet nicht überall denselben Nutzen, oft sind es gerade die persönlichen Treffen, die am Anfang eines erfolgreichen Projektes stehen. Das Auge-in-Auge-Prinzip sorgt für die nötige Loyalität und schafft Verbindlichkeiten über virtuelle Meetings hinweg.
Effizienzsteigerung dank kluger Collaboration-Strategie
Smart Working mit smarten Tools erlaubt das Optimieren der Abläufe im Unternehmen. Die technischen Entwicklungen bieten eine Chance, mit einer klugen Collaboration-Strategie die Effizienz zu steigern, Fixkosten zu senken und gleichzeitig die Innovationskraft zu stärken. Es braucht eine neue Remote-Kultur – sie zu etablieren ist anspruchsvoll. Mit den richtigen, offenen und auf Standards basierenden Tools können sich Unternehmen ganz auf die Modellierung ihrer neuen Kommunikationslandschaft fokussieren. Nicht wer präsent ist, leistet seinen Beitrag zum Erfolg, sondern wer kommunikativ auf allen Ebenen ist. Digital Collaboration hat den Beweis erbracht, dass sie funktioniert – und sicher gestaltet werden kann. Nun muss sie nur noch zur DNA der Wirtschaft werden, um deren Widerstandskraft zu stärken. Dazu gibt es wirklich keine Alternative.
Zum Autor Niema Nazemi ist Head of Applications-Platforms & Cloud Collaboration Solutions bei Cisco Schweiz. Sein Team und er decken das gesamte Collaboration-Portfolio von Cisco ab. Nazemi kam 2006 nach einem 10-jährigen USA-Aufenthalt zu Cisco.
