Due Diligence: So sind Sie bestens gerüstet Wer sich professionell auf die Due-Diligence-Prüfung vorbereitet, kann den Verkaufsverhandlungen gelassen entgegensehen.
Wer sich professionell auf die Due-Diligence-Prüfung vorbereitet, kann den Verkaufsverhandlungen gelassen entgegensehen.
1. Sammeln Sie alle benötigten Unterlagen frühzeitig
Da es sich bei der Due Diligence um einen zeit- und arbeitsintensiven Prozess handelt, empfiehlt es sich, bereits fünf Jahre vor dem Anstossen des eigentlichen Verkaufsprozesses mit der Sammlung, der systematischen Ablage und der Analyse der Unterlagen zu beginnen. Das gibt Ihnen die Gewissheit, interne Ressourcen langfristig für den Due-Diligence-Prozess bereitstellen zu können. Um den für Sie als Unternehmer ohnehin schon prall gefüllten Terminkalender nicht noch zusätzlich zu strapazieren, sollten Sie deshalb weniger komplexe, dafür aber zeitaufwendige Arbeiten weitgehend delegieren. Eine hilfreiche Entlastung kann beispielsweise ein Lehrling sein, der sich um die vollständige Digitalisierung geschäftsrelevanter Akten kümmert.
Neben dem immensen Nutzen, den Ihnen eine Digitalisierung Ihrer Ablage für die Due-Diligence-Prüfung bietet, steht Ihnen mit dieser Massnahme zugleich ein wertvolles Instrument zur Verfügung, um das Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Es liegt somit nahe, den Due-Diligence-Prozess in ein komplettes internes Digitalisierungsprojekt umzuwandeln. Binden Sie verschiedene Mitarbeitende ein und definieren Sie Zeiten, in denen am Projekt gearbeitet wird. Wenn Sie die gemeinsame Arbeit am Projekt mit regelmässigen Apéros ausklingen lassen, können Sie sicher sein, dass die Zusammenstellung Ihrer digitalisierten Unterlagen erfreulich schnell Gestalt annehmen wird.
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2. Nutzen Sie externe Quellen für die Bereitstellung der Dokumente
Während des Due-Diligence-Prozesses werden immer mal wieder Unterlagen angefordert, die nicht auf Anhieb griffbereit sind. Sollten diese noch nicht in digitaler Form vorliegen, wenden Sie sich am besten an einen Ansprechpartner, der über eine elektronische Version der benötigten Unterlagen verfügt. Ebenfalls fündig werden Sie bei Behörden, Partnern oder anderen Unternehmen, die auch entsprechenden Aufbewahrungspflichten unterliegen.
3. Sorgen Sie für eine strukturierte digitale Ablage
In manchen Fällen ist Scannen die erste und richtige Option, um Dokumente abzulegen, indem Sie beispielsweise beim Abschluss neuer Verträge eine elektronische Kopie der unterzeichneten Exemplare anfertigen. Das gilt für jegliche Art von Verträgen: mit Arbeitnehmenden, Internetanbietern, Banken, Versicherungen oder Autohändlern. Überprüfen Sie ein- bis zweimal pro Jahr die elektronischen Verträge auf ihre Aktualität und verschieben Sie diejenigen, deren Gültigkeit abgelaufen ist, in einen Archivordner.
Bei der Vorbereitung auf die Due Diligence führt kein Weg an einer kompletten, aktuellen und digitalen Ablage vorbei. Damit gewährleisten Sie, dass Sie all Ihre Unterlagen für allfällige Prüfungen oder Analysen schnell und übersichtlich zur Hand haben. Zwei Extratipps erleichtern Ihnen das Vorgehen zusätzlich:
- Bitten Sie Ihren Treuhänder, Ihnen die kompletten Buchhaltungsunterlagen in Excel und als PDF-Datei zur Verfügung zu stellen. Der Aufwand für die elektronische Ablage liegt im Jahr bei gerade mal 30 Minuten und verschafft Ihnen zu jeder Zeit eine lückenlose Übersicht.
- Nehmen Sie regelmässig an Schulungen Ihres Softwareanbieters teil, um Ihre Fähigkeiten hinsichtlich der Nutzung Ihrer Finanzbuchhaltungs-, Personalverwaltungs- oder Lagerbewirtschaftungssoftware auszubauen. Dadurch sind Sie in der Lage, die Tools effizient zu nutzen und rasch an die benötigten Informationen zu gelangen.
4. Bewahren Sie Unterlagen über die gesetzlichen Pflichten hinaus auf
In Ihrem Geschäftsalltag richten sich die Fristen und Aufbewahrungspflichten nach den Regelungen aus dem Obligationenrecht. Das gilt beispielsweise für die Erstellung von GV- oder VR-Protokollen.
Allerdings kann es sinnvoll sein, im Zusammenhang mit der Due-Diligence-Prüfung bestimmte Informationen über die gesetzlichen Pflichten hinaus aufzubewahren. Dadurch minimiert man nicht nur die Risiken im Verkaufsprozess, sondern signalisiert darüber hinaus ein Maximum an Transparenz. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Revision der Jahresabschlüsse. Revidierte Abschlüsse werden von potenziellen Käufern deutlich besser honoriert als nicht revidierte.
5. Vertrauen Sie nicht allein auf Checklisten
Im Internet gibt es viele Checklisten, die genau aufzählen, welche Dokumente im Rahmen einer Due-Diligence-Prüfung bereitzustellen sind. Diese Listen geben durchaus eine gute Orientierung und bieten einen ersten Überblick über den bevorstehenden Aufwand. Sie berücksichtigen allerdings nicht automatisch die Besonderheiten Ihres Unternehmens. Die Anforderungen an die Dokumentation richten sich nach Gesellschaftsform, Branche und Marktumfeld. Lassen Sie sich daher frühzeitig von einem erfahrenen M&A-Berater begleiten, der Sie im gesamten Prozess des Unternehmensverkaufs unterstützt und berät.
Wenn die Due-Diligence-Prüfung näher rückt, empfiehlt es sich, zusätzliche Berater – beispielsweise Treuhänder oder Anwälte – an Bord zu holen. Sie verfügen über die hierfür erforderliche Expertise, unterstützen Sie bei der zeitnahen Bereitstellung der benötigten Unterlagen und sorgen im gesamten Prozess für spürbare Entlastung.
Autor: Vito Gigante, UBS M&A und Nachfolgeberatung.
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Dieser Artikel wurde von NZZ Content Creation im Auftrag von UBS Schweiz produziert.
