Generalversammlungen per Whatsapp? Die jährlichen General- oder Gesellschafterversammlungen bei AGs und GmbHs stehen an. Was müssen Verwaltungsräte und Geschäftsführer zwingend beachten? Welche Rechte stehen Aktionären und Gesellschaftern zu?
Die jährlichen General- oder Gesellschafterversammlungen bei AGs und GmbHs stehen an. Was müssen Verwaltungsräte und Geschäftsführer zwingend beachten? Welche Rechte stehen Aktionären und Gesellschaftern zu?
Die General- oder Gesellschafterversammlungen (GV) ist innert sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres durchzuführen. Dieses endet für die meisten Gesellschaften mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, ist der Stichtag Ende Juni. Kommt es zu Verspätungen, droht mangels Wiederwahl des Verwaltungsräte (VR) der Verlust der Handlungsfähigkeit. Das Recht der GmbH verweist im Wesentlichen auf das Recht der AG, weshalb dieser Artikel grundsätzlich nicht zwischen diesen Gesellschaftsformen unterscheidet.
Einladung und Durchführung durch den VR
Von Gesetzes wegen muss der VR mindestens 20 Tage vor der GV einladen. Bei GmbHs kann die Frist statutarisch auf 10 Tage verkürzt werden. Mit der Einladung sind die Traktanden und Beschlussanträge anzukündigen; die Jahresrechnung – also Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang – ist ebenfalls zur Verfügung zu stellen sowie der Revisionsbericht, falls ein Revisor besteht. Bei einem Verstoss können Beschlüsse der GV angefochten werden.
Sofern die Statuten dies vorsehen, können GVs virtuell stattfinden, als Teams-Meeting oder per Telefonkonferenz. Auch hybride GVs sind möglich. Zudem können GV-Beschlüsse schriftlich gefasst werden, zum Beispiel auf dem Zirkularweg, aber auch «in elektronischer Form». Dies ermöglicht eine Beschlussfassung auch per Whatsapp. Jedoch kann jeder Aktionär eine mündliche Beratung verlangen und damit eine schriftliche oder elektronische Beschlussfassung verhindern.
Auch bei einer virtuellen GV muss jeder Teilnehmer Anträge und Fragen stellen und an der Diskussion teilnehmen können. Bei einer Beschlussfassung per Whatsapp wird der VR die Whatsapp-Konten den jeweiligen Aktionären zuordnen und auch vermerken müssen, wie viele Aktienstimmen jeweils vertreten sind.
Infrastruktur, Dokumentation und rechtliche Folgen
Der VR ist für die Infrastruktur verantwortlich, die er zur Verfügung stellt. Bei technischen Problemen wie Übertragungsfehlern und Manipulationen muss der VR den Mangel beheben; ist dies nicht möglich, muss er die GV abbrechen und wiederholen. Eine Verletzung dieser Pflichten führt zur Anfechtbarkeit der Beschlüsse.
Oft geht vergessen, dass auch elektronisch gefasste Beschlüsse, etwa per Whatsapp, während zehn Jahren aufzubewahren sind. Zu Dokumentationszwecken empfiehlt es sich, elektronisch gefasste Beschlüsse in einem sogenannten Erwahrungsprotokoll festzuhalten. Darin fasst der VR kurz das Prozedere zusammen und hält die gefassten Beschlüsse fest. Ein Erwahrungsprotokoll ist für Beschlüsse unumgänglich, die ins Handelsregister einzutragen sind.
Die wesentlichsten Aktionärsrechte an der GV
Aktionäre können an der GV persönlich teilnehmen oder sich – vorbehältlich anderslautender Statuten – vertreten lassen. Neben dem Auskunftsrecht haben Aktionäre mit mindestens fünf Prozent Aktienstimmen das Recht, Einsicht in die Geschäftsbücher zu nehmen.
Das Auskunfts- und Einsichtsrecht bezieht sich grundsätzlich auf alle Angelegenheiten der Gesellschaft, soweit diese für die Ausübung der Aktionärsrechte erforderlich sind. In einem Konzern kann dies sogar die Angelegenheiten von Tochtergesellschaften umfassen.
Der VR darf die Auskunft nur aufgrund von Geschäftsgeheimnissen oder «anderer schutzwürdiger Interessen der Gesellschaft» verweigern. In der Praxis nutzen VR diese Gummibegriffe oft, um unliebsame Fragen gar nicht oder nur nichtssagend zu beantworten. Immerhin muss der VR eine Verweigerung schriftlich begründen, und dem Aktionär steht der Klageweg offen.
Bei GmbHs sind Informationsrechte umfassender. Dort können Gesellschafter von der Geschäftsführung jederzeit Auskunft zu sämtlichen Angelegenheiten verlangen und Einsicht in Geschäftsbücher nehmen.
Entlastung des Verwaltungsrats als besonderer Fall
Zum typischen Traktandum einer ordentlichen GV gehören neben der Abnahme der Jahresrechnung, der Beschlussfassung über den Bilanzgewinn und der Wiederwahl der Organe auch die Entlastung des Verwaltungsrats und der Geschäftsführung. Dies ist im Interesse des VR, da dies das Risiko von Verantwortlichkeitsklagen durch Aktionäre reduziert – zumindest für dann bekannte Tatsachen. Für die Entlastung haben Personen, die in irgendeiner Weise an der Geschäftsführung teilgenommen haben, kein Stimmrecht.
Wer vom Stimmrecht ausgeschlossen ist, darf weder als Vertreter eines anderen Aktionärs mitwirken noch einen Vertreter für seine Aktien bestimmen.
Experten-Tipp
Rechtsanwalt André Brunschweiler ist spezialisiert auf die Beratung und Vertretung von Klienten in (meist strittigen) wirtschaftsrechtlichen Angelegenheiten mit einem Fokus auf Vertrags- und Gesellschaftsrecht, Schuldbetreibungs- und Konkursrecht sowie Arbeitsrecht. Er ist Partner bei der Wirtschaftskanzlei Lalive, die von den Standorten in Zürich, Genf und London aus Unternehmen, Behörden sowie Privatpersonen in komplexen, vorwiegend internationalen Sachverhalten und vor allem Streitigkeiten berät.
