Bäume schonen, Zeit sparen – und keine gedruckten Dokumente mehr verschicken In der Schweiz wird die meiste Geschäftskorrespondenz immer noch auf Papier zugestellt. Mit einer digitalen Lösung können Aufwand und Papierverbrauch deutlich reduziert werden. Diese Argumente überzeugen auch SwissPension. Die Softwarefirma setzt neu auf ePost.

In der Schweiz wird die meiste Geschäftskorrespondenz immer noch auf Papier zugestellt. Mit einer digitalen Lösung können Aufwand und Papierverbrauch deutlich reduziert werden. Diese Argumente überzeugen auch SwissPension. Die Softwarefirma setzt neu auf ePost.

Jedes Jahr erhalten fast 3 Millionen Arbeitnehmende den Vorsorgeausweis ihrer Pensionskasse. Dazu kommen meistens noch Begleitschreiben, Merkblätter oder Reglemente. Diese Dokumente werden aber nicht unbedingt gelesen oder aufbewahrt. «Viele Versicherte, die noch berufstätig sind, werfen die Unterlagen weg oder verlegen sie. Am Papier hängen vor allem die pensionierten Arbeitnehmer», sagt Samuel Knaus, Projektleiter bei SwissPension.

Das Unternehmen in Baar (ZG) liefert Branchensoftware für Pensionskassen. Mit solchen Programmen werden zum Beispiel die eingezahlten Beträge oder die ausbezahlten Renten verwaltet. Ingesamt betreut SwissPension gut 80 Pensionskassen, die wiederum einige hunderttausend Versicherte umfassen. «Die Mengen an Papier, die da jedes Jahr versendet werden, sind gewaltig», berichtet Knaus.

Weg vom Papier

Der Druck und Versand der vielen Dokumente benötigt Material, Energie, Zeit und Geld. Um diesen Aufwand zu verringern, suchte SwissPension eine elegantere Lösung.  «Wir sind überzeugt, dass digitale Prozesse für alle einfacher sind – ob Pensionskasse, aktive Versicherte oder Rentnerinnen und Rentner», sagt Knaus. Deshalb hat das Unternehmen eine neue Schnittstelle zu ePost für Geschäftskunden geschaffen. ePost ist ein digitaler, sicherer Briefkasten für Unternehmen und Privatpersonen. Sämtliche Post, die noch auf Papier eintrifft, wird eingescannt und den Kundinnen und Kunden über eine sichere Webanwendung zur Verfügung gestellt.

Das Besondere daran: ePost erkennt selbstständig, ob jemand seine Korrespondenz lieber digital oder auf Papier erhält und wählt automatisch diesen Kanal. «Diese Flexibilität ist für uns sehr wichtig. Denn gerade ältere Versicherte hängen noch an ausgedruckten Dokumenten. Das verstehen wir und wollen ihnen diesen Service weiterhin bieten», führt Samuel Knaus aus.

Diese automatische Kanalwahl sei das Herzstück von ePost, so Jean-Daniel Andrey, Head of Customer Engagement ePost bei KLARA: «Als ePost-Geschäftskunde muss ich nichts mehr ‹auseinanderbeineln›, sondern kann mich darauf verlassen, dass alle Empfängerinnen und Empfänger auf ihrem bevorzugten Kanal beliefert werden». So könne man als KMU die Korrespondenz Schritt für Schritt digitalisieren, ohne die Kundschaft zu überfordern. «Das ist für alle Branchen ein Gewinn», meint Andrey, «denn so kann ich den Anteil der zeit- und kostenintensiven Papiersendungen immer mehr reduzieren.»

Grosser Nutzen

Besonders gross ist das Potenzial beim Inkasso. Denn Jahr für Jahr werden in der Schweiz mehr als 750 Millionen Rechnungen verschickt. Nur wenige Prozent davon sind digitale Dokumente. Der grosse Rest landet immer noch gedruckt im Briefkasten – ein gigantischer Aufwand in Form von Papier, Druckfarbe, Arbeit und Portokosten. «Mit ePost gibt es einen guten Hebel, um diese Posten zu reduzieren. Man verliert nichts, denn die Dokumente sind immer noch da. Aber weil sie bereits in digitaler Form vorliegen, können sie auch viel einfacher weiterverarbeitet werden», sagt Jean-Daniel Andrey.

Ein Argument, das offenbar überzeugt. Denn nach den guten Erfahrungen im Geschäftsalltag ist Samuel Knaus diesen Sommer auch Kunde von ePost für Privatkunden geworden. So kann er seinen Kundinnen und Kunden aus erster Hand berichten, wie das System funktioniert.