Mit dieser Karte erspart man sich richtig viel Ärger Firmenkreditkarten für KMU werden oft über günstige Gebühren oder vorteilhafte Zinsen angepriesen. Einen anderen Weg gehen KLARA und Swiss Bankers mit einer Prepaid-Kreditkarte, die bereits an die Buchhaltung angeschlossen ist. Sie lassen ihre Kunden dort sparen, wo es wirklich weh tut - beim Spesenmanagement.

Firmenkreditkarten für KMU werden oft über günstige Gebühren oder vorteilhafte Zinsen angepriesen. Einen anderen Weg gehen KLARA und Swiss Bankers mit einer Prepaid-Kreditkarte, die bereits an die Buchhaltung angeschlossen ist. Sie lassen ihre Kunden dort sparen, wo es wirklich weh tut - beim Spesenmanagement.

Stephan Wenger* arbeitet seit 17 Jahren als Buchhalter für verschiedene KMU. Unklare Dokumente, falsche Verbuchungen oder unstrukturierte Ablagen bringen ihn so schnell nicht aus der Ruhe. Das korrekte Verbuchen von Mitarbeiterspesen empfindet er indes bis heute als nervenaufreibende und zeitraubende Angelegenheit. «Entweder finden die Mitarbeitenden den Beleg einer Kreditkartenzahlung nicht mehr oder der abgebuchte Betrag stimmt wegen einer Währungsdifferenz oder eines Trinkgeldes nicht mit dem auf dem Beleg überein», erzählt er.

Unterstützung durch Künstliche Intelligenz

Ein Transportunternehmen, für das der 51-Jährige die Buchhaltung macht, setzt seit Anfang Jahr «Value Prepaid»-Kreditkarten von Swiss Bankers ein, die als Teil von «KLARA Business RELAX» vollumfänglich in die KLARA Buchhaltung integriert sind. Wenger ist begeistert: «Während ich sonst für 30, 40 Kreditkartenbuchungen schnell mal eine gute Stunde brauchte, geht das jetzt fast automatisch.»

Tatsächlich wirkt KLARA dem Fehlen von Belegen entgegen, indem die myKLARA App die Kartennutzer unmittelbar nach einer Zahlung auffordert, den Beleg mit der Smartphone-Kamera einzuscannen. Danach liegen diese in der Buchhaltung zur automatischen Verbuchung bereit. Welcher Beleg zu welcher Transaktion gehört, erkennt KLARA dank künstlicher Intelligenz ebenfalls automatisch. Bei Betragsdifferenzen bietet KLARA zwei Buttons an, mit denen die Differenz als Währungsdifferenz oder als Trinkgeld deklariert werden kann. Für die korrekte Verbuchung im Hintergrund sorgt KLARA schliesslich automatisch.

Ein Bruchteil der Kosten

Die Geschäftsführungen seien sich meistens gar nicht bewusst, was für ein Pain Point das Spesenmanagement für ein KMU sei, und welche Kosten es verursache, sagt Wenger. Statt den ganzen Prozess Ende-zu-Ende anzuschauen, würden bei der Wahl einer Geschäftskreditkarte allzu oft lediglich Gebühren- und Zinskonditionen miteinander verglichen, die einen Bruchteil der Kosten des Spesenmanagements verursachten. Mit den 15 Franken pro Monat für die Hauptkarte und 7 Franken pro Monat für jede weitere Zusatzkarte bewegt sich das Angebot von KLARA und Swiss Bankers preislich im Mittelfeld. «Aber das holt man hundert Mal wieder heraus», ist Wenger überzeugt.

Das Spesenmanagement über KLARA Business RELAX ist aber nicht nur einfacher. Dank Echtzeit-Kartenabfragen und Guthabentransfers zwischen den Karten ist es auch übersichtlicher und flexibler. KMU haben eine ständige Saldo-Übersicht über alle Kreditkarten. Ist beispielsweise das verfügbare Guthaben auf der Karte eines Chauffeurs, der gerade tanken sollte, knapp, kann über KLARA mit wenigen Klicks Geld von einer Karte auf eine andere übertragen werden.

Mehr als nur eine Karte

Mit ein Grund, dass Schweizerinnen und Schweizer im Durchschnitt 3,2 Kredit- oder Debitkarten in ihrem Portemonnaie haben, jedoch kaum jemand eine Firmenkreditkarte, ist nicht zuletzt der administrative Aufwand. Auch hier setzen Swiss Bankers und KLARA neue Massstäbe. Ohne Bonitätsprüfung können Prepaid-Kreditkarten jederzeit rasch und direkt aus dem KLARA Dashboard bestellt werden. Den persönlichen Besuch der Bankfiliale für jede einzelne Karte? Braucht es nicht mehr.

Ein KMU kann auch vorsorglich fünf Karten bestellen und erst später festlegen, ab wann sie eingesetzt und wer die Karteninhaber werden sollen. Bei einem Mitarbeiterwechsel muss eine Karte nicht vernichtet werden. Sie kann einfach der neu angestellten Person übergeben werden. Das Unternehmen muss dazu lediglich den Inhabername der Karte in KLARA ändern.

Für Stephan Wenger ist klar: «Das Vergleichen von nackten Gebührenzahlen wird bei der Wahl einer Geschäftskreditkarte immer weniger ein Rolle spielen.» Gefragt ist genaues Hinschauen. Denn während manche Karten einfach nur Karten sind, sind andere, weit mehr als das.

* Name geändert