Mit «ePost» mehr Zeit für das Wesentliche schaffen In vielen Unternehmen hat die Digitalisierung eine Achillesferse: Briefpost muss immer noch manuell empfangen, sortiert und bearbeitet werden. Mit dem Ökosystem von ePost gelingt es, diese Prozesse durchgängig digital zu gestalten. Die Einsparungen sind beträchtlich.
In vielen Unternehmen hat die Digitalisierung eine Achillesferse: Briefpost muss immer noch manuell empfangen, sortiert und bearbeitet werden. Mit dem Ökosystem von ePost gelingt es, diese Prozesse durchgängig digital zu gestalten. Die Einsparungen sind beträchtlich.
In Schweizer Büros sind Schreibmaschinen und Faxgeräte längst Geschichte. Trotzdem raschelt es noch immer – das Papier bleibt. Die Vision eines papierlosen Büros existiert seit Jahrzehnten, doch physische Dokumente scheinen sich hartnäckig zu halten.
Renato Stalder, CEO der ePost Service AG, erklärt, dass die Technik schon bereit sei, aber der Wille zur Veränderung oft fehle. «Sehr viele Daten sind digital vorhanden und könnten auch digital verarbeitet werden», so Stalder. «Doch Digitalisierung ist auch eine Willensfrage. Solange keiner den ersten Schritt wagt, bleibt alles beim Alten.»
Analog und digital zusammenführen
Viele Unternehmen investieren in moderne Webportale und Apps für ihre Kundinnen und Kunden, doch intern bleibt die Digitalisierung oft lückenhaft. Ein klassisches Beispiel dafür ist das Signieren von Dokumenten, das nach wie vor häufig auf Papier erfolgt. Diese Medienbrüche – der ständige Wechsel zwischen analoger und digitaler Verarbeitung – verlangsamen viele Geschäftsprozesse und erhöhen die Fehleranfälligkeit.
Von schlankeren digitalen Prozessen profitieren die Mitarbeitenden ebenso wie die Kundinnen und Kunden.
ePost bietet eine Lösung, die genau hier ansetzt. Mit dem Ökosystem von ePost können Dokumente sowohl analog als auch digital empfangen und versendet werden. Das System erkennt automatisch, ob die Empfängerin oder der Empfänger die ePost-App nutzt, und leitet die Dokumente entsprechend über digitale Kanäle wie ePost, eBill, E-Mail oder SMS weiter. Wenn nötig, werden die Dokumente ausgedruckt, verpackt und physisch versendet. Auch eingehende Papierpost wird in einem hochsicheren Scanzentrum digitalisiert und direkt weitergeleitet. Dadurch werden Medienbrüche vermieden und die Effizienz in der Verarbeitung erheblich gesteigert.
Weniger Papier schafft mehr Komfort
Digitalisierung bedeutet mehr als nur die Modernisierung bestehender Prozesse. José Fernández, Chief Business Development Officer bei ePost, betont, dass es wichtig sei, den gesamten Ablauf zu hinterfragen und gegebenenfalls komplett neu zu gestalten. Dieser Aufwand zahlt sich besonders in Bereichen wie der Buchhaltung aus, wo die digitale Verarbeitung von Rechnungen erhebliche Zeiteinsparungen ermöglicht.
Auch die interne Postverteilung in grösseren Unternehmen und Verwaltungen profitiert enorm von den ePost-Lösungen. «Sämtliche Post, die noch auf Papier eintrifft, wird in einem hochsicheren Scanzentrum eingescannt und digital weiterverarbeitet», erklärt Fernández. Die digitale Zustellung ermöglicht es, die Dokumente automatisch der richtigen Abteilung oder Person zuzuordnen. Das reduziert den Aufwand für die manuelle Postverteilung erheblich und sorgt für einen nahtlosen Arbeitsablauf.
Mit vorhandenen Ressourcen Ausgaben sparen
Die Lösungen von ePost bieten KMU nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch erhebliche Kosteneinsparungen. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, ihre gesamten Post- und Dokumentenprozesse zu digitalisieren und dadurch den Papierverbrauch erheblich zu reduzieren. In einer Zeit, in der Ressourcen knapp sind und Effizienz ein entscheidender Wettbewerbsfaktor ist, bietet ePost einen klaren Vorteil: «Digital durchgängige Prozesse sind nicht nur schneller, sondern helfen auch, enorme Beträge einzusparen», sagt ePost-CEO Renato Stalder. Dies ist besonders wichtig in Zeiten des Fachkräftemangels, in denen es darauf ankommt, die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen.
Das digitale Ökosystem von ePost bietet Schweizer KMU eine interessante Lösung, um die Post- und Dokumentenprozesse effizienter zu gestalten. So gelingt es, die Einschränkungen der physischen Dokumente zu umgehen und auch hartnäckige «Digitalisierungsbremsen» zu lösen. Von schlankeren digitalen Prozessen profitieren die Mitarbeitenden ebenso wie die Kundinnen und Kunden.
Lösung für Post und Dokumente
Unter dem Namen ePost ist ein umfassendes Еkosystem entstanden. Dazu gehören im Wesentlichen vier Bausteine:
- Digitaler Posteingang: Der digitale «Briefkasten» bietet Zugriff auf sämtliche Korrespondenz. Hier werden digital empfangene wie auch eingescannte Sendungen bereitgestellt. Damit haben KMU ihre gesamte Briefpost jederzeit im Blick – und zwar ortsunabhängig. Der Zugriff auf wichtige Informationen ist damit nicht mehr an physische Standorte gebunden.
- Scanning-Service: Selbst vollständig digitalisierte KMU erhalten immer noch Sendungen auf Papier – zum Beispiel von Ämtern, Vereinen oder Privatpersonen. Damit auch solche «analogen» Sendungen reibungslos verarbeitet werden können, gibt es den Scanning-Service. Sämtliche eingehende Papierpost wird in einem hochsicheren Scanzentrum eingelesen und ist anschliessend digital verfügbar.
- Digitales Archiv: Alle empfangenen Dokumente werden automatisch im revisionssicheren elektronischen Archiv von ePost verwahrt. Dank automatischer Verschlagwortung («Smart Tags») sind Unterlagen schnell auffindbar. Verglichen mit den üblichen Ablagen, Ordnersammlungen und Papierarchiven, bietet das elektronische Archiv einen schnelleren, orts- und zeitunabhängigen Zugang.
- Smarter Versand: Mit der Funktion «SmartSend» können Unternehmen ihre tägliche Geschäftskorrespondenz, Rechnungen und mehr digital versenden. Bis zu 1000 Sendungen pro Auftrag lassen sich direkt vom Arbeitsplatz oder Homeoffice aus verschicken. eBill- und ePost-App-Nutzer erhalten ihre Sendungen automatisch digital, was Kosten reduziert und die Umwelt schont. Alle Daten werden sicher in der Schweiz gespeichert.
Mehr dazu online unter: epost.ch/geschaeftskunden
