Software statt Schuhschachtel – aufgepasst bei der Mehrwertsteuer Bei der Mehrwertsteuer kommen seit Anfang 2024 ein paar zusätzliche Stolpersteine hinzu. Worauf müssen Unternehmerinnen und Unternehmer achten, und was sollten sie auf jeden Fall vermeiden? Treuhänder Maurizio Nuzzo weiss Rat.

Bei der Mehrwertsteuer kommen seit Anfang 2024 ein paar zusätzliche Stolpersteine hinzu. Worauf müssen Unternehmerinnen und Unternehmer achten, und was sollten sie auf jeden Fall vermeiden? Treuhänder Maurizio Nuzzo weiss Rat.

Seit dem 1. Januar gelten in der Schweiz höhere Mehrwertsteuersätze (siehe Infobox). Worauf müssen Unternehmerinnen und Unternehmer achten, um sich keine Probleme einzuhandeln? Maurizio Nuzzo, Geschäftsführer der Nuzzo Treuhand GmbH, weist auf drei Punkte hin. Die einfachste Pendenz, die aber gerne einmal vergessen gehe, sei die Preisauszeichnung: «Wer ein Geschäft führt, muss die Beschilderung der Produkte anpassen, damit der neue Steuersatz korrekt ausgewiesen wird. Auch auf Speisekarten oder Rechnungen muss der neue Satz angegeben werden.»

Der zweite Stolperstein sind die elektronischen Formulare zur Erfassung der Mehrwertsteuer. «Seit Juni 2023 kann man Beträge sowohl für den alten wie den neuen Steuersatz eintragen. Wer nicht ganz genau hinschaut, hat den Umsatz rasch einmal am falschen Ort angegeben», warnt Nuzzo. Als dritte Knacknuss erweist sich die korrekte Verrechnung von Leistungen. Denn für die Besteuerung ist weder das Datum der Bestellung, der Rechnung noch der Zahlung relevant, sondern einzig das Datum der Leistungserbringung. Wer also im November 2023 neue Möbel für sein Geschäft bestellt hat, die erst im Januar 2024 geliefert werden, muss dafür den neuen, höheren Steuersatz entrichten.

Sorgfalt lohnt sich

In jedem Seminar für Neugründerinnen und Neugründer wird betont, dass es bei der Mehrwertsteuer keine grossen Fehler leiden mag. Denn spätestens bei der berüchtigten MwSt-Revision kann es für das Unternehmen und seine Inhaber unangenehm werden. Denn wenn die gelieferten Daten nicht vollständig oder nachvollziehbar sind, kann die Steuerverwaltung die Firma einschätzen. Wie auch bei den regulären Steuern kann eine solche Einschätzung über dem effektiv geschuldeten Betrag liegen, ist aber nicht anfechtbar.

Maurizio Nuzzo hat während seiner Berufstätigkeit schon verschiedene MwSt-Revisionen erlebt: «Manche mit gutem und andere mit nicht so gutem Ende. Wer die Belege nicht systematisch erfasst, hat am Ende eine chaotische Buchhaltung, die auch von Profis nicht mehr gerettet werden kann.» Deshalb sei es zentral, die Buchhaltung laufend aktuell zu halten. «Man muss die Geschäftsvorfälle aufzeichnen und alle Belege mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Zudem muss eine sogenannte Prüfspur vorhanden sein», erläutert Nuzzo. Die Prüfspur erlaubt es, alle Geschäftsvorfälle zu rekonstruieren, etwa indem jede Buchung anhand von Belegen (Rechnung, Quittung, Vertrag etc.) nachvollziehbar ist.

Klug entscheiden

Eine «Schuhschachtel-Buchhaltung», also ein Karton, in den man einfach alle Belege ablegt, wird diesen Aufgaben nicht gerecht. «Mit einer geeigneten Business-Software wie KLARA ist die Buchhaltung kein Problem. Ich muss zwar die Einzelbelege sorgfältig verbuchen, doch den Rest macht die Software. Wer unter dem Jahr diese Fleissarbeit macht, muss sich nicht vor dem Jahresabschluss fürchten », sagt Maurizio Nuzzo.

Obwohl ein grosser Teil der Arbeit automatisierbar ist, gibt es einige Fallgruben, die bei der Mehrwertsteuer zu vermeiden sind. «Bei Firmenwagen muss zum Beispiel ein Privatanteil versteuert werden, das wird oft vergessen», berichtet Nuzzo. Ebenso müsse man beim Bezug von Dienstleistungen aus dem Ausland, etwa dem Layout für eine Broschüre oder einer Beratung, die Bezugssteuer entrichten. Eine heikle Entscheidung ist zudem die Wahl der Abrechnungsmethode. Die Mehrwertsteuer kann entweder effektiv (dreimonatlich) oder nach Saldosteuersatz (halbjährlich) abgerechnet werden. Hat man sich für die effektive Methode entschieden, muss man diese mindestens drei Jahre beibehalten. Der Saldosteuersatz-Methode muss man mindestens ein Jahr lang treu bleiben. Wer für sein Business die falsche Methode wählt, muss also eine Weile damit leben und unter Umständen auch Steuern entrichten, die vermeidbar wären.

 «Welche Abrechnungsmethode sinnvoll ist, kann man nicht pauschal sagen. Je nach Branche, Geschäftstätigkeit und Umsätzen sieht das anders aus. Deshalb empfehle ich, die Wahl der Methode im Detail und in Ruhe mit dem Treuhandpartner zu besprechen», sagt Maurizio Nuzzo.