Die Stiftung Lebensart in Bärau BE versendet ihre Lohnabrechnungen neu auch digital. Dank der einfachen Zustellung via ePost kann viel Zeit für Druck, Verpackung und Versand eingespart werden.

Die Lohnbuchhaltung ist für viele Unternehmungen ein aufwendiges Geschäft. Denn einerseits müssen zahlreiche gesetzliche Vorgaben, etwa bezüglich Sozialversicherungen, sehr genau eingehalten werden. Andererseits fällt die Abrechnung kaum zwei Monate gleich aus. Schwankende Mitarbeiterzahlen und Pensen, Beschäftigte im Stundenlohn, bezahlte und unbezahlte Ferien oder Elternschaftsurlaube sind nur ein paar der Faktoren, die jedes Mal berücksichtigt werden müssen. Dazu kommt häufig ein beträchtlicher Aufwand für das Drucken, Couvertieren und Versenden der physischen Abrechnungen.

Einfache Integration

Dies stellte man auch bei der Stiftung Lebensart in Bärau BE fest. Sie beschäftigt insgesamt rund 660 Mitarbeitende und bietet Menschen mit Beeinträchtigungen Arbeitsplätze, Wohnraum und Betreuungsangebote. Ebenso betreibt sie verschiedene Altersheime mit insgesamt 263 Bewohnerinnen und Bewohnern. «Durch das personelle Wachstum stieg die Zahl der Lohnabrechnungen immer stärker. Ebenso stieg der Aufwand für das Drucken, Verpacken und Verschicken. Deshalb kamen wir auf die Idee, die Lohnabrechnungen digital zu versenden», sagt Gregor Tschanz. Er ist Leiter Plattform Design bei der Stiftung Lebensart.

«Wir gewinnen mehr Zeit für den Menschen.»

Seit Sommer 2024 wird nun ein wachsender Teil der Lohnabrechnungen mit SmartSend verschickt. Diese Dienstleistung von ePost ermöglicht es, aus den bestehenden Systemen heraus PDF-Dokumente zu erstellen. Diese können anschliessend direkt auf das Smartphone der Mitarbeitenden zugestellt werden. «Die Anpassung der Dokumentformate hat etwas Zeit beansprucht. Sehr praktisch war, dass wir den digitalen Versand jederzeit und zügig testen konnten. Dank dieser Flexibilität und der optimalen Begleitung durch ePost gelangt die Umstellung relativ schnell», berichtet Gregor Tschanz.

Wachsender Vorteil

Silvestre Michoud ist Senior Solutions Designer bei ePost. Er berät Kunden, wie sie ihre Prozesse möglichst effizient digitalisieren können. «Lohnabrechnungen sind für den digitalen Dokumentversand perfekt», sagt Michoud. «Alle wollen sehen, dass sie ihren Lohn erhalten haben – aber kaum jemand will das Blatt jedes Mal auf Papier ablegen. Mit dem sicheren, verschlüsselten Versand via ePost muss ich nicht mehr auf das Couvert aus der Lohnbuchhaltung warten, sondern erhalte die nötige Info direkt auf mein Smartphone.» 

Ob die Mitarbeitenden der Stiftung Lebensart ihre Abrechnung auf Papier oder digital erhalten, entscheiden sie selbst. Laut Gregor Tschanz entschieden sich bereits vor dem ersten Versand 50 Mitarbeitende für die neue Lösung. «Wir hoffen, diese Quote nun Monat für Monat steigern zu können. Aus unserer Sicht ist die digitale Lohnabrechnung eine Win-Win-Situation. Die Mitarbeitenden erhalten das Dokument viel schneller und trotzdem vertraulich. Gleichzeitig können wir den Aufwand verringern und die Administrationskosten senken. Der Vorteil ist linear: Mit jeder Sendung, die digital verschickt wird, sinken unsere Kosten weiter» 

Grosses Potenzial

Digitalisierung, um Kosten zu senken – gerade im Personalwesen kann das einen unangenehmen Eindruck machen. Doch Gregor Tschanz hält fest: «Wir möchten möglichst effiziente und medienbruchfreie Prozesse, damit wir Zeit für das Wesentliche gewinnen. Bezogen auf die HR-Abteilung heisst das zum Beispiel: Weniger Zeit mit dem Verpacken von Briefen verbringen, aber mehr Zeit haben, um Teamleads zu beraten. Anders gesagt: Wir gewinnen mehr Zeit für den Menschen.»

Auf diesen Vorteil weist auch Silvestre Michoud hin: «Fast jede Unternehmung wird heute von Fachkräftemangel geplagt. Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten, ist matchentscheidend. Indem wir die HR-Profis von einer Routineaufgabe befreien, gewinnen sie mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit.» Ein Ziel, das die Stiftung Lebensart weiter verfolgt. «Mit SmartSend haben wir ein tolles neues Tool gewonnen», sagt Gregor Tschanz. Die bisherigen Erfahrungen seien sehr positiv. «Nun schauen wir, welche weiteren Kanäle wir damit optimieren können. Hier interessieren uns nicht nur Lohnabrechnungen, sondern Rechnungen, die heute noch auf Papier herausgehen oder andere Korrespondenz Wenn wir solche Sendungen digital verschicken können, statt sie von Hand zu falten, einzupacken und bereitszustellen, gibt das grosse Zeitgewinne.»