Zeit und Geld sparen mit KI in KMU-Prozessen Vom digitalen Posteingang bis zur Buchhaltung: Wie KI-Lösungen die täglichen Abläufe in KMU optimieren und Mitarbeiter entlasten können.

Vom digitalen Posteingang bis zur Buchhaltung: Wie KI-Lösungen die täglichen Abläufe in KMU optimieren und Mitarbeiter entlasten können.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse effizienter zu gestalten, um im immer wettbewerbsintensiveren Markt zu bestehen. Künstliche Intelligenz (KI) bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung.

Was kann KI in KMU-Prozessen leisten?

KI ist besonders stark in Bereichen, in denen sich wiederholende und strukturierte Aufgaben anfallen. Sie kann viele tägliche Arbeiten automatisieren, die sonst zeitaufwändig wären. Beispiele dafür sind:

• • Buchhaltung: Automatisierte Belegerkennung und -zuordnung erleichtern den Überblick über Finanzen und sorgen für korrekte Buchungen.
  • Verarbeitung der Briefpost: Mit einem digitalen Posteingang wirdklar eingehende Post automatisch gescannt und digital archiviert. Rechnungen werden automatisch ins Buchhaltungssystem integriert, wodurch manuelle Eingaben entfallen.
  • Dokumentenmanagement: Digitale Archivierung sorgt für zentralen und schnellen Zugriff auf Dokumente, was die Zusammenarbeit im Team verbessert, und Zeit spart.
  • Kundendatenverwaltung: Intelligente Systeme organisieren und analysieren Kundendaten, sodass alle relevanten Informationen jederzeit griffbereit sind, egal ob im Büro oder unterwegs.
  • Personalwesen: KI übernimmt Aufgaben wie Lohnabrechnung und Zeiterfassung und entlastet damit das Team erheblich.

     

Mit einem KI-basierten, digitalen Assistenten wie KLARA kannst du bis zu 85 Prozent deiner Prozesse automatisieren und so bis zu 42 Prozent deiner Bürozeit einsparen.

Diese Technologien unterstützen bestehende Prozesse, statt sie zu ersetzen, und sparen wertvolle Zeit, indem sie manuelle Schritte übernehmen. Mit einem KI-basierten, digitalen Assistenten wie KLARA kannst du bis zu 85 Prozent deiner Prozesse automatisieren und so bis zu 42 Prozent deiner Bürozeit einsparen.

Jetzt ist der ideale Zeitpunkt für KI in der Buchhaltung

Gerade jetzt, vor dem Beginn des neuen Geschäftsjahres, ist der perfekte Zeitpunkt, um KI-Lösungen in der Buchhaltung einzuführen. Eine frühzeitige Implementierung ermöglicht es dir, ab dem neuen Jahr mit optimierten Prozessen zu starten und zeitaufwändige manuelle Aufgaben zu reduzieren. So kannst du die neuen Möglichkeiten voll ausschöpfen und entspannt ins nächste Geschäftsjahr gehen.

Den Digitalisierungsgrad ermitteln: der kostenlose Digi-Check von KLARA

Bevor man in die Automatisierung einsteigt, ist es sinnvoll, den eigenen Digitalisierungsgrad zu kennen. Eine kurze Analyse der administrativen Abläufe kann wertvolle Hinweise darauf geben, in welchen Bereichen Prozesse optimiert und durch den Einsatz von KI unterstützt werden können.

Um herauszufinden, wo KI und Digitalisierung dein Unternehmen unterstützen können, bietet KLARA einen kostenlosen Digi-Check an. In nur 30 Minuten analysiert ein Beraterteam deine administrativen Abläufe und gibt dir wertvolle Tipps zur Optimierung.

Tipps zur Mitarbeiterakzeptanz

Die Einführung neuer Technologien kann manchmal Vorbehalte im Team hervorrufen. Um eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen, ist es wichtig, diese frühzeitig anzugehen. Neben der technischen Integration ist auch die Akzeptanz der Mitarbeitenden entscheidend für den Erfolg. Einige Schritte helfen dabei, die Einführung zu erleichtern.

• • Frühzeitige Kommunikation: Informiere dein Team rechtzeitig über die geplanten Veränderungen und deren Vorteile. Offene Kommunikation reduziert Unsicherheiten.
  • Schulungen anbieten: Ermögliche deinem Team, die neuen Tools in Workshops kennenzulernen. Praktische Erfahrung sorgt für Sicherheit im Umgang.
  • Team einbeziehen: Binde Mitarbeitende aktiv in den Prozess ein, um Widerstände zu minimieren und Akzeptanz zu fördern.
  • Super-User ernennen: Bestimme Ansprechpersonen im Team, die bei Fragen unterstützen.
  • Regelmässig Feedback einholen: Frage nach Feedback zur Implementierung und nimm nötige Anpassungen vor.
  • Erfolge sichtbar machen: Zeige konkrete Verbesserungen im Arbeitsalltag auf, um die Akzeptanz zu steigern.

Die Implementierung von KI ist nicht nur eine Chance, effizienter zu arbeiten, sondern auch, die Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens zu steigern. Mit dem KLARA Digi-Check ermittelst du deinen individuellen Bedarf und kannst zielgerichtet Massnahmen einleiten.